Гайд кадровику: Как оформить учебный отпуск сотруднику в 2024 году

Учебный отпуск представляет собой отпускные дни, предоставляемые работникам для сдачи промежуточных или заключительных экзаменов.
В контексте оформления учебного отпуска, кадровики часто сталкиваются с вопросами о правилах его подачи.
Наемным работникам предоставляется право на освобождение от трудовой деятельности на период обязательных учебных мероприятий, необходимых для получения диплома. Однако не каждый сотрудник может претендовать на учебный отпуск во время сессии, поскольку существуют определенные критерии.

Работодатель должен предоставлять учебный отпуск сотрудникам, которые:

1. Получают высшее образование в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры, а также поступают на обучение по указанным программам (согласно статье 173 ТК РФ).
2. Имеют высшее образование и проходят подготовку кадров высшей квалификации, либо являются соискателями ученой степени кандидата или доктора наук (в соответствии с положениями статьи 173.1 ТК РФ).
3. Получают среднее профессиональное образование, а также поступают на обучение по программам среднего профессионального образования (согласно статье 174 ТК РФ).
4. Завершают основное общее образование или получают среднее общее образование в очно-заочной форме обучения (в соответствии с положениями статьи 176 ТК РФ).

Условия предоставления учебного отпуска (УО) работнику определены в статье 173 ТК РФ. В соответствии с этой статьей, учебный отпуск предоставляется:

1. По основному месту работы.
2. При получении высшего образования впервые, за исключением случаев, когда второе и последующее образование работник получает по инициативе работодателя.
3. При наличии государственной аккредитации учебного заведения.

При этом работодатель вправе дополнить условия предоставления учебного отпуска через локальные нормативные акты или коллективный договор. Но такие дополнения не могут ухудшать положение работника.

Дополнительные условия могут включать:

• предоставление учебного отпуска для получения среднего специального образования,
• отсутствие ограничения по количеству учебных отпусков,
• возможность использования учебного отпуска для прохождения курсов повышения квалификации и прочее.

Учебный отпуск предоставляется в календарных днях и не продлевается на праздничные дни.

Работодатель не имеет права отказать в предоставлении учебного отпуска, перенести его по собственной инициативе или заменить денежной компенсацией.

Учебный отпуск не лишает работника права на ежегодный отпуск, и он не должен совпадать с другими видами отпусков. В случае совпадения, текущий отпуск прерывается на период учебного отпуска.

Помимо предоставления учебного отпуска, ежегодно работодатель осуществляет оплату расходов на проезд работника до образовательного учреждения и обратно, при соблюдении следующих условий (согласно статье 173 ТК РФ):

1. Обучение осуществляется по аккредитованной программе бакалавриата, специалитета или магистратуры.
2. Обучение проходит в заочной форме.

Размер компенсации за проезд определяется в соответствии с установленными пределами (согласно ч. 3 ст. 173 и ч. 3 ст. 174 ТК РФ):

• При обучении в высшем учебном заведении - полная стоимость проезда.
• При обучении в профессиональной образовательной организации - 50% стоимости проезда.

Законодательство не конкретизирует правила оплаты проезда, поэтому рекомендуется включить их в локальные нормативные акты организации.

Оплата проезда до места обучения и обратно может осуществляться с соблюдением принципов, аналогичных оплате проезда в командировку.

Оплате подлежат:

• Вступительные экзамены не подлежат оплате.
• Промежуточная аттестация (очная), итоговая аттестация (очная), подготовка и защита выпускных квалификационных работ (ВКР), итоговые экзамены (очно).
• Промежуточная аттестация на 1-м и 2-м курсах при заочном или очно-заочном обучении.
• Сокращенная форма высшего образования на 2-м курсе, независимо от формы обучения (очно или очно-заочно).
• Выпускные экзамены при очном или очно-заочном обучении.

Не оплачиваются:

• Вступительные экзамены,
• Промежуточная аттестация очная,
• Итоговая аттестация очная,
• Подготовка и защита ВКР, итоговые экзамены очно.

Документы для учебного отпуска

Для оформления учебного отпуска (УО) необходимо выполнить следующие шаги:
1. Получить справку-вызов из учебного заведения. Данная справка оформляется учебным заведением в соответствии с утвержденной формой, предусмотренной Приказом Минобразования № 1368.

В ней указываются:

• наименование учебного заведения,
• Ф.И.О. студента (работника),
• причина вызова,
• даты.

После окончания учебных мероприятий на отрывной части справки делается отметка о нахождении студента в учебной организации. Эта часть справки передается работодателю после учебного отпуска.

2. Получить заявление о предоставлении учебного отпуска. Заявление может быть составлено в свободной форме или в соответствии с шаблоном, предоставленным работодателем.

В заявлении указывают

• Ф.И.О. сотрудника,
• должность сотрудника,
• период отсутствия.

Заявление вместе с справкой-вызовом передается работодателю через руководителя, отдел кадров или секретаря.

Для зафиксирования передачи документов рекомендуется составить заявление в двух экземплярах, один из которых предназначен для отметки о приеме или входящем номере.

3. Оформить приказ о предоставлении учебного отпуска. Этот документ разрабатывается работодателем и включает в себя:

• Ф.И.О. сотрудника,
• должность сотрудника,
• даты отсутствия,
• основание (заявление и справка-вызов) для отсутствия.

Приказ может быть оформлен в соответствии с унифицированной формой или с использованием шаблона, предоставленного работодателем. Подписывают приказ как работодатель, так и работник.
Выдача работнику экземпляра приказа не обязательна!

Оформление учебного отпуска

Процедура оформления учебного отпуска следующая:

Шаг 1. Сотрудник обращается в деканат для получения справки-вызова. Оригинал справки с печатью учебного заведения предоставляется работодателю вместе с заявлением на учебный отпуск.

Закон не устанавливает конкретный срок, в течение которого сотрудник должен предоставить документы для учебного отпуска. Рекомендуется информировать работодателя и предоставлять документы заблаговременно, как только становятся известны даты учебных мероприятий.

В случае отказа работодателя принять заявление, его следует направить вместе с справкой-вызовом заказным письмом с уведомлением о вручении. Эти документы подтверждают право на учебный отпуск и не требуют разрешения работодателя.

Необходимо удостовериться, что сотрудник получает высшее образование впервые, иначе неправомочное отсутствие на учебном отпуске может быть расценено как прогул.

Шаг 2. Работодатель выдает приказ. На основе приказа бухгалтер осуществляет выплату сотруднику отпускных, если закон предусматривает оплату за дни отсутствия.

Шаг 3. После завершения учебных мероприятий деканат ставит отметку на отрывной части справки-вызова, которую передает работодателю.

Задержка выплаты отпускных рассматривается как задержка заработной платы и влечет за собой серьезные штрафы для работодателя. Важно понимать, как происходит оплата академического отпуска на работе, и избегать задержек в этом процессе.

За нарушение сроков выплаты отпускных предусмотрены штрафы в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.
Для ответственного должностного лица предусмотрены следующие штрафы:

• от 10 000 до 20 000 рублей за первое нарушение,
• от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификация на срок от одного до трех лет за повторное нарушение.

Индивидуальному предпринимателю грозит штраф:

• от 1000 до 5000 рублей за первое нарушение,
• от 10 000 до 30 000 рублей за повторное.

Организации могут быть облечены в штраф в размере:

• от 30 000 до 50 000 рублей за первое нарушение,
• от 50 000 до 100 000 рублей за повторное.

Чтобы избежать претензий со стороны сотрудника и надзорных органов, рекомендуется решать финансовые вопросы заранее. Выпустите приказ не менее чем за 4-5 дней до предполагаемого начала отпуска. Это обеспечит достаточное время бухгалтеру для проведения всех необходимых расчетов и своевременной выдачи отпускных.

Обучить специального ответственного сотрудника можно в ЕВИДПО. У нас есть более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации для кадровых работников. Обучение проходит дистанционно и без отрыва от работы!

Учебный отпуск представляет собой не обязанность, а право работника. Данное право на отпуск определенной продолжительности подтверждается, в частности, справкой-вызовом, в которой прописаны соответствующие сроки.

Средний заработок сотрудник должен быть выплачен до начала учебного отпуска. Ошибочным является применение практики выплаты среднего заработка после предоставления им справки-подтверждения.